Privacy-verklaring - jongeren en ouders
ter Wende-Espero vzw hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en het respecteren van de privacy van zijn gebruikers en werknemers. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij met persoonsgegevens omgaan. We respecteren daarbij volgende wetgevingen:
Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens van onze ‘data protection officer’:
Mattias Bouckaert
Mechelsevest 30, 3000 Leuven
[email protected]
0486 82 44 02:
Waarom verwerken wij persoonsgegevens
Jouw persoonsgegevens worden door ons verwerkt om passende hulpverlening te kunnen organiseren.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
Daarnaast bevat ons dossier ook meer algemene informatie zoals
Verstrekking aan derden
Wij zullen de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit uitdrukkelijk noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden in de vorige paragraaf.
Zo werken we samen met volgende derde partijen:
Je hebt het recht deze toestemming om deze gegevens te delen met andere partijen ten allen tijde in te trekken. We vragen je ons om hierover schriftelijk of via email over te informeren.
Bij elke uitwisseling van informatie houden wij ons aan volgende afspraken:
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door een van ouders, of indien er een opdracht tot opstarten van jeugdhulp is vanuit de jeugdrechtbank..
Bewaartermijn
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Wettelijk moeten we gegevens minimaal bijhouden tot de betrokken minderjarige 25 jaar is geworden. We krijgen immers soms nog vragen van latere hulpverleners, of van jongeren zelf.
Informatie uit onze belangrijkste verslagen houden we echter langer bij. Jongeren willen soms op latere leeftijd zich informeren over een belangrijke periode uit hun jeugd, het verblijf in een voorziening.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we onder andere de volgende maatregelen genomen:
Al onze medewerkers, zowel hulpverlenende als niet hulpverlenende functies en al onze vrijwilligers engageren zich om alle informatie vertrouwelijk te houden.
Wat kan ik zelf doen met betrekking tot mijn gegevens en mijn dossier?
Opgepast, deze rechten gelden enkel voor die gegevens die betrekking hebben op jou. Je kan geen informatie inkijken die gaat over anderen (vb. als jongere over je ouders, als ouder over een ex-partner, …). Het decreet rechten van de minderjarigen in de jeugdhulp voorziet enkele bijzondere bepalingen, die we ook doortrekken in alle andere vormen van informatie die we verzamelen:
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan vragen wij jou hierover meteen contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het vlak van privacybescherming.
Wijziging privacyverklaring
ter Wende-Espero kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als je deze wilt raadplegen.
ter Wende-Espero vzw hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en het respecteren van de privacy van zijn gebruikers en werknemers. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij met persoonsgegevens omgaan. We respecteren daarbij volgende wetgevingen:
- het decreet integrale jeugdhulp en decreet rechten van minderjarigen
- het kwaliteitsdecreet
- de patientenrechten
- de wetgeving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens van onze ‘data protection officer’:
Mattias Bouckaert
Mechelsevest 30, 3000 Leuven
[email protected]
0486 82 44 02:
Waarom verwerken wij persoonsgegevens
Jouw persoonsgegevens worden door ons verwerkt om passende hulpverlening te kunnen organiseren.
- om de nodige subsidie en tussenkomsten te kunnen bevragen bij de overheid en andere instanties (mutualiteiten, kinderbijslagfondsen)
- om kwaliteitsvolle hulpverlening te organiseren binnen ter Wende-Espero
- om samen te kunnen werken met andere hulpverlenende instanties en de intersectorale toegangspoort Jeugdhulp, scholen.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- persoonlijke identiteitsgegevens van jou en je ouders zoals familienaam, voornaam, adres, telefoon- en/of GSMnummer, e-mailadres;
- persoonlijke kenmerken zoals geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit;
- gegevens over je lichamelijk en mentaal welzijn zoals allergieën, medicatie, medische voorgeschiedenis....
Daarnaast bevat ons dossier ook meer algemene informatie zoals
- dagdagelijkse observaties binnen leefgroep, therapiemomenten
- informatie over externe overlegmomenten (vb. met school)
- verslagen van besprekingen
- gegevens over je geloofsovertuiging
Verstrekking aan derden
Wij zullen de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit uitdrukkelijk noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden in de vorige paragraaf.
Zo werken we samen met volgende derde partijen:
- kinderbijslagfondsen (aanvraag tussenkomst in kosten)
- mutualiteiten (aanvragen terugbetaling
- intersectorale toegangspoort (aanvraag verlengingen jeugdhulp, aanvraag doorverwijzingen
- OCMW (aanvraag tussenkomst)
- huisartsen en andere betrokken artsen (afstemming van hulpverlening, uitwisseling van resultaten van onderzoeken
- scholen (inschrijving, doorgeven relevante indicatoren voor GOK-middelen, aanvragen ondersteuning, opstarten buitenschoolse interventies, …)
Je hebt het recht deze toestemming om deze gegevens te delen met andere partijen ten allen tijde in te trekken. We vragen je ons om hierover schriftelijk of via email over te informeren.
Bij elke uitwisseling van informatie houden wij ons aan volgende afspraken:
- het delen van gegevens moet wettelijk verplicht of toegestaan zijn
- Onze samenwerking met scholen, andere hulpverleners en met artsen verloopt binnen de grenzen van het decreet integrale jeugdhulp en het medisch beroepsgeheim..
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door een van ouders, of indien er een opdracht tot opstarten van jeugdhulp is vanuit de jeugdrechtbank..
Bewaartermijn
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Wettelijk moeten we gegevens minimaal bijhouden tot de betrokken minderjarige 25 jaar is geworden. We krijgen immers soms nog vragen van latere hulpverleners, of van jongeren zelf.
Informatie uit onze belangrijkste verslagen houden we echter langer bij. Jongeren willen soms op latere leeftijd zich informeren over een belangrijke periode uit hun jeugd, het verblijf in een voorziening.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we onder andere de volgende maatregelen genomen:
- In een register leggen we vast welke medewerkers in functie van hun opdracht toegang moeten krijgen tot persoonsgegevens.
- Enkel noodzakelijke medische informatie wordt gedeeld binnen teams. Het medische dossier is enkel toegankelijk voor arts en medisch secretariaat.
- elke medewerker kan enkel aan de gegevens van de eigen campus
- onderhoudsmedewerkers hebben geen toegang tot persoonsgegevens
- Alle personen die van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn door ons arbeidsreglement gehouden aan de geheimhouding daarvan.
- Gegevens op papier bewaard
- dagelijks worden losslingerende prints uit het printlokaal vernietigd. Het printlokaal is een afgesluitbare ruimte
- dossierkasten kunnen op slot gedaan worden
- Electronisch bewaarde gegevens: we gebruiken volgende toepassingen: medisch dossier (careconnect), logboek, lokale server, insisto, gmail en google drive.
- Voor elk van deze toepassingen geldt dat we een gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen.
- het wachtwoord van het logboek wordt verplicht zes-maandelijks veranderd.
- voor mail en google drive is een bijkomende authenticatie nodig (in ontwikkeling)
- Voor het medisch dossier en insisto is verificatie via e-ID noodzakelijk.
- mailverkeer verloopt enkel via het werk-mailsysteem, zodat we de beveiliging mee kunnen opvolgen. Medewerkers mogen je persoonlijke gegevens op welke drager ook niet naar hun eigen IT-apparatuur overzetten of naar hun eigen mailbox doorsturen.
- Wij maken wekelijks back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- We zorgen dat bij het uitdienstgaan van medewerkers of het beëindigen van stages de toegang tot onze systemen wordt afgesloten binnen de 5 werkdagen.
- Voor elk van deze toepassingen geldt dat we een gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen.
Al onze medewerkers, zowel hulpverlenende als niet hulpverlenende functies en al onze vrijwilligers engageren zich om alle informatie vertrouwelijk te houden.
Wat kan ik zelf doen met betrekking tot mijn gegevens en mijn dossier?
- Je kan op elk moment wijzigingen in je persoonsgegevens doorgeven.
- Je kan te allen tijde je persoonlijke gegevens inkijken en eventueel verbeteren. Je hebt bovendien het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou rechtstreeks aan een andere partij.
- Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel daarvan) door ons of door één van onze verwerkers.
- Je hebt steeds het recht de toestemming met betrekking tot het verzamelen en verwerken van je gegevens in te trekken en ‘vergeten’ te worden.
Opgepast, deze rechten gelden enkel voor die gegevens die betrekking hebben op jou. Je kan geen informatie inkijken die gaat over anderen (vb. als jongere over je ouders, als ouder over een ex-partner, …). Het decreet rechten van de minderjarigen in de jeugdhulp voorziet enkele bijzondere bepalingen, die we ook doortrekken in alle andere vormen van informatie die we verzamelen:
- Jongeren hebben vanaf 12 jaar het recht om bepaalde passages af te schermen voor hun ouders (decreet rechten van de minderjarige in de jeugdhulp).
- De persoonlijke nota's van medewerkers kunnen niet ingekeken worden.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan vragen wij jou hierover meteen contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het vlak van privacybescherming.
Wijziging privacyverklaring
ter Wende-Espero kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als je deze wilt raadplegen.
